Případová studie - Implementace MIS ve společnosti EastHORN

EastHORN s 15ti pobočkami po celé Evropě akutně potřeboval vyřešit nutnost bezpečného sdílení informací a dokumentů s efektivním řešením přístupových práv k informacím.
Mezi problémy této společnosti patřilo:

• Nemožnost vytváření týmových a projektových portálů
• Absence sdílených kalendářů
• Chybějící platforma pro bezpečné sdílení dokumentů s klienty
• Necentralizované operační agendy typu
  • Schvalování dovolenek
  • Docházka
• Roztříštěná správa pracovních postupů
• Nízké limity velikostí e-mailových schránek

Řešení

Společnost EastHORN se po zdlouhavém výběru technologie a implementačního partnera rozhodla pro řešení postaveném na platformě Google Apps navrženém společností LinkSoft s.r.o.

Všechny problémy se podařilo řešit implementací následujících modulů:

• Document management system (DMS)
  • Řízené přístupy k dokumentům
  • Archivace
  • Verzování – je jasné kdo kdy co
• Single sign on (SSO)
  • Okamžité zřízení / zrušení přístupů do všech agend, emailů, kalendáře, úkolovníku
• Intranet
  • Firemní novinky
  • Kontakty
  • Rozcestník do všech agend
• Komunikace
  • Emailing s garantovanou dostupností 99,9% a datovými limity 25GB na uživatele
  • Sdílené kalendáře
• Použití standardních šablon dokumentů
  • Př.: definice pracovních postupů mají vždy stejnou strukturu a schvalovací proces
• Projektové a teamové portály
  • Sdílené knihovny dokumentů
  • Řízení přístupů jen pro relevantní osoby
  • Vytváření portálů na základě šablon

Produkty a technologie

Celé řešení bylo postaveno na platformě Google apps:                 

• Google Docs                                                              
• Google sites                                                             
• Gmail for Business                                                       
• Google calendar                                                          
• Google groups                                                            
• Google talk                                                              
• Postini – ochrana emailové korporátní komunikace před viry a spamem